Tímalína innleiðingar

Stofnanir hafa mjög ólík hlutverk, fjölbreytta daglega starfsemi og ólíka samsetningu mannauðs. Fyrir vikið er mikilvægt að betri vinnutími sé útfærður í nærumhverfinu. Hér má sjá tímalínu innleiðingar fyrir dagvaktir og einnig fyrir vaktavinnu Read More
01

Skipan vinnutímanefndar

Trúnaðarmenn og stjórnendur velja fólk í vinnutímanefndir sem endurspegla vinnustaðinn og ólík sjónarmið innan hans.

Trúnaðarmenn á stofnun velja fulltrúa sinna heildarsamtaka launafólks. Ekki er nauðsynlegt að fulltrúar komi úr hópi trúnaðarmanna, en trúnaðarmenn búa oft yfir reynslu og þekkingu á kjarasamningum sem kann að vera verðmæt í ferlinu. Stjórnendur stofnana skipa sína fulltrúa. Tryggja skal að öll heildarsamtök launafólks eigi að minnsta kosti einn fulltrúa í nefndinni, þannig að einn fulltrúi hið minnsta skal vera félagi í einhverju af aðildarfélögum BSRB. Með samkomulagi má fjölga fulltrúum í nefndinni og er æskilegt að nefndin endurspegli vinnustaðinn og sjónarmið ólíkra hópa starfsfólks.

02

Vinnutímanefnd hefur störf

Fulltrúar í vinnutímanefnd fá fræðslu og leiðbeiningar um verkefnið framundan og mögulega þarf að greina stöðuna á vinnustaðnum til að draga fram gagnkvæman ávinning starfsfólks og stjórnenda af styttingu vinnuvikunnar.

Vinnutímanefnd – upplýsingaöflun og greining

Áður en starf vinnutímanefndarinnar hefst fá meðlimir hennar fræðslu og leiðbeiningar um hvað þurfi að ræða, hvað þurfi að skoða og hvernig megi auka skilvirkni til að skila sömu afköstum og áður en á styttri tíma. Samningsaðilar – samtök launafólks og launagreiðendur – standa fyrir þessari fræðslu.

Mögulega þarf að fara í greiningu eða gera stöðumat á starfsemi vinnustaðar. Markmið þessarar greiningarvinnu er að draga fram gagnkvæman ávinning starfsfólks og stjórnenda með breyttu skipulagi og styttingu vinnutíma.

Dæmi um það sem má skoða og greina getur verið:

  • Greining á þjónustu og hvar helstu álagspunktar eru.
  • Greina starfsmannahópinn eftir því hvort viðvera starfsmanna sé sveigjanleg eða bundin.
  • Ávinningur starfsfólks og stofnunar af breyttu vinnufyrirkomulagi.
  • Ræða þarf sóknarfæri í vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun.
    • Hvaða breytingar þarf að gera á vinnufyrirkomulagi til að ná hámarks styttingu.
    • Hvernig megi nýta vinnutímann betur.
    • Einföldun á vinnulagi með hjálp tækninýjunga.

Þessar umræður og greininga nefndarinnar eru fóður fyrir samtal við alla starfsmenn.

03

Samtal allra

Vinnutímanefndin boðar til samtals á vinnustaðnum þar sem rætt er hvernig hægt er að stytta vinnuvikuna og óskir starfsmanna.

Nefndin boðar til samtals allra starfsmanna og stjórnenda þar sem ræddir eru möguleikar á styttingu og óskir starfsmanna um hvernig sé best að stytta vinnuvikuna með hliðsjón af þeirri þjónustu sem er veitt hjá vinnustaðnum eða starfseminni. Til dæmis hvort stytt sé daglega, vikulega eða með blönduðum hætti. Einnig hvort hver og einn starfsmaður geti valið fyrir sig eða hvort það þurfi að vera sami vinnutími fyrir alla vegna starfsemi stofnunar. Þá þarf einnig að ræða hvernig er hægt að nýta tímann betur og hvort þörf sé á að breyta verklagi, vinnutækjum eða ferlum. Markmið með vinnutímastyttingunni er gagnkvæmur ávinningur starfsfólks og vinnustaðarins.

Þessi samtöl geta farið fram með ólíkum hætti eftir stærð vinnustaðar, en mikilvægt er að gefa öllum starfsmönnum tækifæri á að taka þátt. Á stórum vinnustöðum gæti verið eðlilegt að boða til nokkurs konar þjóðfundar en á minni vinnustöðum gæti verið nægjanlegt að ræða málið á kaffistofunni eða á starfsmannafundi. Einnig má nýta innri vefi, tölvupósta eða aðrar tæknilausnir til þess að hjálpa til við að gera öllum kleift að taka þátt. Vinnutímanefnd á hverjum vinnustað ákveður hvernig best er að haga samtalinu.

Hér eru dæmi um það hvernig hægt er að útfæra styttingu vinnutímans

Það eru fjölmargir valmöguleikar fyrir hendi og því hægt að skipuleggja styttingu vinnuviku með öðrum hætti en þessi dæmi sýna. Þannig er hægt að fara blandaða leið með mismikilli styttingu eftur dögum, taka styttingu út í upphafi dags.

Matar- og kaffitímar

Hluti af því að innleiða breytingarnar er að ákveða hvernig fyrirkomulag matar- og kaffitíma verður hjá einstökum vinnustöðum. Kjarasamningar gerðu áður ráð fyrir að matartími væri ekki hluti vinnutímans og að kaffitímar væru tveir, samtals 35 mínútur. Kaffitímar hafa verið hluti vinnutímans.

Á flestum vinnustöðum hafa kaffitímarnir verið nýttir í hádegismatinn, þannig að vinnudagurinn hefur verið samtals 8 tímar, með 35 mínútna matarhléi. Starfsfólk hefur þó einnig fengið morgunkaffi og síðdegiskaffi, en þeir kaffitímar hafa verið sveigjanlegir og ekki alltaf tímasettir.

Þetta fyrirkomulag getur breyst við styttingu vinnutímans. Ef starfsfólk kýs að fara í ítrustu styttingu, þannig að vinnuvikan verði 36 tímar, gefur starfsfólk eftir forræði á kaffi- og matartímum og þeir verða sveigjanlegir. Það þýðir ekki að matar- og kaffitímar verði ekki til staðar. Á vinnustöðum þar sem eru mötuneyti og kaffistofur mun starfsfólk áfram hafa rétt til þess að fara í hádegismat og standa upp frá vinnunni sinni. Í þeim tilvikum sem starfsfólk hefur bundna viðveru og kemst ekki frá nema að vera leyst af verður innleitt fyrirkomulag sem gerir ráð fyrir afleysingu á meðan matast er og til að fólk geti fengið sér kaffi eða staðið upp fyrir og eftir hádegi. Kaffitímar á morgnana og síðdegis verða áfram með sama hætti, það er sveigjanlegir og ekki alltaf tímasettir. Hádegismatur og kaffitímar verða þá hluti af vinnutímanum. Vinnutímanefndirnar skulu sjá til þess að farið sé yfir þessi atriði í samtali við starfsmenn.

Ef starfsfólk vill halda óbreyttu fyrirkomulagi og fá sitt matarhlé í 35 mínútur sem það getur ráðstafað að vild, til dæmis með því að fara út úr húsi, styttist vinnuvikan um 65 mínútur, eða 13 mínútur á dag. Svo er hægt að velja á milli annarra aðferða, til dæmis getur starfsfólk ákveðið að stytta matartímann í 20 mínútur, og stytta vinnutímann þá um 15 mínútur á dag. Við það bætist einnig stytting upp á 13 mínútur sem er hluti af styttingu samkvæmt kjarasamningi. Þá er dagleg stytting samtals 28 mínútur en með þessum hætti hefur starfsfólk áfram forræði á matartímanum  og hann verður ekki hluti vinnutímans.

04

Unnið úr tillögum

Vinnutímanefndin vinnur úr samtalinu á vinnustaðnum.

05

Tillögur kynntar

Vinnutímanefndin útbýr tillögur að breyttum vinnutíma sem geta verið mismunandi eftir hópum.

Titill..

Eftir samtal á vinnustað og meðal fulltrúa í vinnutímanefnd leggur nefndin tillögu fyrir starfsfólk og stjórnendur og boðar til annars samtals meðal starfsmanna. Tillögurnar geta verið mismunandi eftir hópum, til dæmis ef mikil fjölbreytni er í störfum, mismunandi sveigjanleiki og krafa um viðveru. Ef starfsmenn hafa athugasemdir skal vinnutímanefndin skoða með hvaða hætti bregðast má við þeim.

06

Atkvæðagreiðsla

Annar fundur með starfsfólki og stjórnendum er boðaður til að ræða tillögu að samkomulagi um útfærslu styttingar vinnuvikunnar.

Titill ..

Að þessu loknu undirbýr vinnutímanefndin tillögu að samkomulagi um útfærslu vinnutíma sem byggir á þeim samtölum sem fram hafa farið. Tillagan er lögð fyrir starfsfólk og stjórnendur í atkvæðagreiðslu. Meirihluti starfsmanna ræður niðurstöðunni. Breytingarnar eiga að taka gildi í síðasta lagi 1. janúar 2021, og æskilegt er að ljúka samtali og atkvæðagreiðslu nokkuð fyrir þann tíma. Heimilt er að stytta vinnuvikuna fyrr ef samkomulag næst um það á vinnustað.

07

Niðurstöður

Haldin er leynileg atvæðagreiðsla á vinnustaðnum um tillöguna. Ef hún er samþykkt tekur hún gildi í síðasta lagi 1. janúar. Ef tillaga er felld fer ákveðinn ferill í gang þar sem vinnustaður er aðstoðaður við að vinna að styttingunni.

Tillaga samþykkt

Ef tillaga er samþykkt skal senda hana til heildarsamtaka launafólks og til viðkomandi ráðuneytis, skrifstofu kjaramála Reykjavíkurborgar eða Sambands íslenskra sveitarfélaga, eftir því um hvaða launagreiðanda er að ræða.

Tillaga felld

Ef ekki næst samkomulag eða ef tillaga sem vinnutímanefndin leggur fram er felld af starfsfólki geta samningsaðilar, það er heildarsamtök launafólks og fulltrúar launagreiðenda, aðstoðað starfsfólk og stjórnendur á einstökum vinnustöðum við að endurskipuleggja vinnu þannig að stytta megi vinnuviku starfsmanna. Ef starfsfólk nær ekki samkomulagi styttist vinnutími sem nemur 13 mínútum á dag eða 65 mínútur á viku 1. janúar 2021.

1. janúar 2021
08

Innleiðing betri vinnutíma á stofnun

Ef tillagan er samþykkt er niðurstaðan send ráðuneyti eða sveitarfélagi. Ef hún er felld eða ef samkomulag næst ekki er tilkynnt um það.

Sé tillagan samþykkt þarf að senda niðurstöðuna með útfærslunni á vinnustaðnum til stofnunar, ráðuneytis eða sveitarfélags ásamt því að senda hana til BSRB og annarra heildarsamtaka launafólks.

Sé tillagan ekki samþykkt þarf að tilkynna sömu aðilum um það. Þá tekur innleiðingarhópur samningsaðila við og aðstoðar starfsfólk og stjórnendur við að ná fram breyttu skipulagi vinnutíma. Tillögur innleiðingarhóps geta verið ýmsar, kröfur um aukinn skýrleika í samtali starfsfólks og stjórnenda, endurtekningu atkvæðagreiðslu eða að allt ferlið verði endurtekið með aðstoð innleiðingarhóps.